Welche Dokumente Pflicht?

Genehmigung, Konzept, Prüfberichte prüfpflichtiger Anlagen, BSO, Gefährdungsbeurteilung – objektabhängig.

Wie lange aufbewahren?

Lebensdauer Anlage/Gebäude plus gesetzliche Fristen – nicht wegwerfen nach Abnahme.

Wer prüft bei Brandschau?

Feuerwehr/Behörde kann Nachweise anfordern – Lücken führen zu Auflagen.

Ja mit Zugriffssicherung – im Einsatz auch Ausdrucke/Ordner vor Ort hilfreich.

Konzept und Pläne aktualisieren, neue Prüfungen dokumentieren.

Übergabe Brandschutzunterlagen an neuen Betreiber vertraglich regeln.

H&S+ Köln – BrandschutzStand: 25.11.2025

Brandschutz-Dokumentation im Betrieb: Nachweise archivieren

Genehmigungen, Prüfberichte, Konzepte und Übungsprotokolle müssen im Betrieb verfügbar sein – für Behörde, Versicherer und BSB.

Papier (und Dateien) retten im Ernstfall

Brandschutz endet nicht bei Abnahme – Betrieb braucht vollständige Dokumentation: Brandschutzkonzept, Genehmigungen, Prüfberichte, Betriebsanweisungen, Übungsnachweise.

Bei Brandschau, Versicherungsschaden oder Prüfung fehlen sonst Belege.

Grenzfall ja: Sonderbau mit Ordner PrüfVO-BMA-Sprinkler, aktuelles Konzept, Fluchtpläne, Übungsprotokoll 2024. Grenzfall nein: Nur Bauantrag von 2010, keine Prüfberichte, Fluchtplan veraltet.

Was gehört ins Archiv?

Genehmigungsunterlagen, brandschutztechnische Stellungnahmen, Konzept §9.

PrüfVO-Berichte, Wartungsverträge BMA/RWA/Sprinkler.

Flucht- und Feuerwehrpläne, BSO, Gefährdungsbeurteilung.

Wer führt was?

BSB koordiniert oft Dokumentation.

Facility Management: technische Prüfungen.

Eigentümer: Genehmigungsoriginale, Umbau-Dokumentation.

Aktualisierung bei Änderung

Umbau, Nutzungsänderung: Konzept fortschreiben – Umbau.

Neue Prüfberichte nach Frist – Prüffristen.

Fluchtplan nach Umgestaltung.

Digital und Zugriff

Digital archivieren mit Backup – im Brandfall auch physischer Zugriff für Feuerwehr sinnvoll.

Schlüssel Depots für Prüfberichte-Anlagen.

Übergabe bei Eigentümerwechsel.

Grenzen

Dieser Ratgeber listet Dokumentationspflichten betrieblich zusammen. Keine rechtliche Vollständigkeitsgarantie – Objekt und Sonderbau prüfen.

Häufige Fragen

Welche Dokumente Pflicht?: Genehmigung, Konzept, Prüfberichte prüfpflichtiger Anlagen, BSO, Gefährdungsbeurteilung – objektabhängig.
Wie lange aufbewahren?: Lebensdauer Anlage/Gebäude plus gesetzliche Fristen – nicht wegwerfen nach Abnahme.
Wer prüft bei Brandschau?: Feuerwehr/Behörde kann Nachweise anfordern – Lücken führen zu Auflagen.
Digital genug?: Ja mit Zugriffssicherung – im Einsatz auch Ausdrucke/Ordner vor Ort hilfreich.
Nach Umbau?: Konzept und Pläne aktualisieren, neue Prüfungen dokumentieren.
Mieterwechsel?: Übergabe Brandschutzunterlagen an neuen Betreiber vertraglich regeln.

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